Ein Forstbetrieb steht vor der Herausforderung, den Überblick über seine Holzvorräte und Verkaufsprozesse zu behalten. Die Aufzeichnungen erfolgen bisher manuell und sind fehleranfällig.
Unser Team beginnt mit einer umfassenden Analyse:
Wir führen Interviews mit den Försterinnen und Förstern, den Verwaltungsmitarbeitern und der Geschäftsführung um die bestehenden Prozesse zu verstehen.
Wir stellen die Abläufe grafisch dar und zeigen Potenziale auf: Wo gibt es redundante Arbeitsschritte und fehlende Schnittstellen? Gemeinsam definieren wir das Ziel: eine automatisierte, fehlerfreie Dokumentation und eine transparente Übersicht über alle Prozesse.
Nach der Analyse steht fest: Der Forstbetrieb benötigt ein Warenwirtschaftssystem, das die Inventar- und Verkaufsdaten zusammenführt.
In einem gemeinsamen Workshop erarbeiten wir die ideale Prozesslandschaft (“SOLL-Prozesse”). Dabei berücksichtigen wir die Anforderungen der Försterinnen und Förster an eine einfache Bedienung und die der Verwaltung an klare Berichtsfunktionen.
Nach der Definition der neuen Prozesse schlagen wir eine Software vor, die die Besonderheiten der Forstwirtschaft berücksichtigt und die eigenen Prozesse bestmöglich unterstützt.
Nach der Auswahl der Software beginnt die praktische Umsetzung. Wir richten die neue Infrastruktur ein, migrieren die bestehenden Daten aus Excel-Tabellen und führen erste Tests durch.
Parallel dazu werden die Mitarbeitenden in Schulungen mit der neuen Lösung vertraut gemacht. In einer Testphase begleitet unser Team den Einsatz der Software im Betrieb und steht bei Fragen oder Problemen direkt zur Verfügung.
Das Personal lernt beispielsweise, wie sie mit wenigen Klicks die Polter & Holzvorräte aktualisieren können, während die Verwaltung auf Knopfdruck Berichte erstellt.
Nach der Einführung der optimierten Abläufe und der neuen Software läuft der Betrieb in den ersten Monaten stabil, doch es gibt noch Verbesserungspotenzial.
Die Försterin wünscht sich eine zusätzliche Funktion zur Kartendarstellung des liegenden Holzes. Diese wird nachgerüstet, und in einer weiteren Schulung lernen die Mitarbeitenden, die neue Funktion zu nutzen.
Gemeinsam evaluieren wir den Projekterfolg: Die Fehlerquote in den Prozessen ist deutlich gesunken, die Zeitersparnis bei der Inventur beträgt über 30% und der Betrieb hat nun einen detaillierten Überblick über Verkaufsdaten und Bestände.